Écritures et lettrage d'un tiers
Consulter les postes d'un client ou d'un fournisseur, lettrer à la main ou automatiquement, délettrer et suivre les rappels.
L'onglet Écritures de la fiche d'un tiers affiche toutes ses lignes sur le compte clients ou fournisseurs : factures, notes de crédit, paiements, écritures diverses. C'est ici que vous lettrez, délettrez et suivez les relances.
Ouvrir les écritures d'un tiers
- Ouvrez Tiers et cliquez sur le client ou le fournisseur.
- Passez sur l'onglet Écritures.
Trois indicateurs résument la situation :
| Indicateur | Signification |
|---|---|
| Solde | Total des postes non lettrés. Pour un client, ce qu'il doit ; pour un fournisseur, ce que le dossier lui doit. |
| Postes ouverts | Nombre de lignes non lettrées. |
| Lignes lettrées | Nombre de lignes portant un code de lettrage. |
Les colonnes
| Colonne | Contenu |
|---|---|
| Journal | Code du journal et numéro de l'écriture. |
| Document | Référence du document (numéro de facture). |
| Période | Numéro de la période comptable. |
| Date et Échéance | Date de l'écriture et date d'échéance. |
| Montant | Positif pour une facture, négatif pour un paiement ou une note de crédit. |
| Lettrage | Code de lettrage, vide pour un poste ouvert. |
| Rappel | Niveau du dernier rappel et sa date. |
| Commentaire | Libellé de la ligne. |
Les filtres
- Toutes, Lettrées, Non lettrées : état de lettrage.
- Exercice : un exercice précis ou Tous les exercices.
- Solde ≠ 0 : masque les lignes sans effet.
Les écritures extournées et leurs extournes ne sont pas affichées : elles se compensent et n'ont pas à être lettrées. Zoom sur l'écriture ouvre l'écriture complète d'une ligne.
Lettrer à la main
- Filtrez sur Non lettrées.
- Cochez les lignes qui se compensent, par exemple une facture et son paiement. Le compteur affiche « … ligne(s) pointée(s) ».
- Cliquez sur Lettrer.
- Le message « Lettrage AAB : 2 ligne(s). » indique le code attribué.
Trois conditions sont vérifiées :
- au moins deux lignes sont sélectionnées ;
- toutes appartiennent à ce tiers et sont encore ouvertes ;
- leur total est nul. Sinon le lettrage est refusé et l'écart restant est indiqué.
Le lettrage partiel n'existe pas : un groupe est soit équilibré et lettré, soit ouvert. Pour un paiement partiel, laissez la facture et l'acompte ouverts jusqu'au solde, ou soldez l'écart par une opération diverse.
Lettrage automatique
Le bouton Lettrage automatique traite tous les postes ouverts du tiers en deux passes.
- Montants opposés. Chaque ligne est associée à la plus ancienne ligne de montant exactement opposé : une facture de 500,00 € et un paiement de 500,00 €, une facture et sa note de crédit.
- Références communes. Parmi les lignes restantes, celles qui partagent une référence de document, une communication structurée ou un numéro de pièce sont regroupées ; si le groupe est équilibré, il est lettré. C'est le cas d'une facture réglée en deux virements portant la même communication.
Le message « Lettrage automatique : … groupe(s), … ligne(s). » résume l'opération. Chaque groupe reçoit son propre code.
Lancez le lettrage automatique après la comptabilisation d'une série de paiements imputés à la main sur le compte du tiers : il rattrape tout ce que le rapprochement bancaire n'a pas lettré.
Délettrer
- Filtrez sur Lettrées.
- Cochez une ou plusieurs lignes et cliquez sur Délettrer.
- Le code est levé sur toutes les lignes du groupe, y compris celles que vous n'avez pas cochées. Le message indique le nombre de lignes délettrées.
Suivre les rappels
Pour un poste client en retard :
- Repérez la ligne ouverte dont l'échéance est dépassée.
- Cliquez sur Relancer.
- Le niveau de rappel de la ligne augmente d'un cran, jusqu'au niveau 3, et la date du rappel est enregistrée. Le message « Rappel envoyé pour … (niveau …). » confirme.
La colonne Rappel garde la trace du dernier niveau atteint, même après le lettrage du poste : vous conservez ainsi l'historique des relances de chaque client.
Le bouton Relancer enregistre le niveau et la date du rappel sur le poste. Vérifiez auprès de votre cabinet la manière dont la lettre ou l'e-mail de rappel est effectivement transmis au client.
Ce qui est tracé
Chaque lettrage, délettrage, lettrage automatique et rappel est inscrit dans l'activité du dossier, avec l'auteur, le code et les lignes concernées.
Questions fréquentes
Une ligne n'apparaît pas dans la fiche du tiers. Elle a été saisie en opération diverse sur le compte 400000 ou 440000 sans indiquer le tiers. Extournez l'écriture et ressaisissez-la avec le tiers.
Le solde de la fiche diffère de celui de la balance. La fiche ne totalise que les postes non lettrés hors écritures extournées. La balance des comptes additionne toutes les lignes du compte centralisateur, tous tiers confondus.
Le lettrage est refusé alors que les montants semblent identiques. Vérifiez le sens : une note de crédit saisie dans un journal de factures s'ajoute au lieu de se soustraire.