Boekingen en lettering van een derde
De posten van een klant of een leverancier raadplegen, manueel of automatisch letteren, een lettering opheffen en de herinneringen opvolgen.
Het tabblad Boekingen van de fiche van een derde toont al zijn lijnen op de klanten- of leveranciersrekening: facturen, creditnota's, betalingen, diverse boekingen. Hier lettert u, heft u letteringen op en volgt u de herinneringen op.
De boekingen van een derde openen
- Open Derden en klik op de klant of de leverancier.
- Ga naar het tabblad Boekingen.
Drie indicatoren vatten de toestand samen:
| Indicator | Betekenis |
|---|---|
| Saldo | Totaal van de niet-geletterde posten. Voor een klant wat hij verschuldigd is; voor een leverancier wat het dossier hem verschuldigd is. |
| Open posten | Aantal niet-geletterde lijnen. |
| Afgepunte lijnen | Aantal lijnen met een letteringcode. |
De kolommen
| Kolom | Inhoud |
|---|---|
| Dagboek | Code van het dagboek en nummer van de boeking. |
| Document | Referentie van het document (factuurnummer). |
| Periode | Nummer van de boekhoudperiode. |
| Datum en Vervaldag | Datum van de boeking en vervaldag. |
| Bedrag | Positief voor een factuur, negatief voor een betaling of een creditnota. |
| Afpunting | Letteringcode, leeg voor een open post. |
| Herinnering | Niveau van de laatste herinnering en de datum ervan. |
| Commentaar | Omschrijving van de lijn. |
De filters
- Alle, Afgepunt, Niet afgepunt: toestand van de lettering.
- Boekjaar: een bepaald boekjaar of Alle boekjaren.
- Saldo ≠ 0: verbergt de lijnen zonder effect.
Tegengeboekte boekingen en hun tegenboekingen worden niet getoond: ze heffen elkaar op en hoeven niet te worden geletterd. Zoom op de boeking opent de volledige boeking van een lijn.
Manueel letteren
- Filter op Niet afgepunt.
- Vink de lijnen aan die elkaar opheffen, bijvoorbeeld een factuur en haar betaling. De teller toont "… lijn(en) aangevinkt".
- Klik op Afpunten.
- De melding "Afpunting AAB: 2 lijn(en)." geeft de toegekende code.
Drie voorwaarden worden gecontroleerd:
- er zijn minstens twee lijnen geselecteerd;
- ze behoren allemaal tot deze derde en staan nog open;
- hun totaal is nul. Anders wordt de lettering geweigerd en wordt het resterende verschil vermeld.
Gedeeltelijke lettering bestaat niet: een groep is ofwel in evenwicht en geletterd, ofwel open. Laat bij een gedeeltelijke betaling de factuur en het voorschot openstaan tot het saldo is betaald, of vereffen het verschil met een diverse verrichting.
Automatische lettering
De knop Automatisch afpunten verwerkt alle open posten van de derde in twee stappen.
- Tegengestelde bedragen. Elke lijn wordt gekoppeld aan de oudste lijn met een exact tegengesteld bedrag: een factuur van 500,00 € en een betaling van 500,00 €, een factuur en haar creditnota.
- Gemeenschappelijke referenties. Van de overblijvende lijnen worden de lijnen gegroepeerd die een documentreferentie, een gestructureerde mededeling of een stuknummer delen; als de groep in evenwicht is, wordt hij geletterd. Dat is het geval voor een factuur die is betaald met twee overschrijvingen met dezelfde mededeling.
De melding "Automatisch afpunten: … groep(en), … lijn(en)." vat de verrichting samen. Elke groep krijgt zijn eigen code.
Start de automatische lettering na het boeken van een reeks betalingen die manueel op de rekening van de derde zijn geboekt: ze haalt alles in wat de bankafpunting niet heeft geletterd.
Een lettering opheffen
- Filter op Afgepunt.
- Vink een of meer lijnen aan en klik op Afpunting opheffen.
- De code wordt verwijderd van alle lijnen van de groep, ook van de lijnen die u niet hebt aangevinkt. De melding vermeldt het aantal vrijgegeven lijnen.
De herinneringen opvolgen
Voor een klantenpost met achterstand:
- Zoek de open lijn op waarvan de vervaldag is verstreken.
- Klik op Herinneren.
- Het herinneringsniveau van de lijn stijgt met één stap, tot niveau 3, en de datum van de herinnering wordt geregistreerd. De melding "Herinnering verzonden voor … (niveau …)." bevestigt dat.
De kolom Herinnering bewaart het spoor van het laatst bereikte niveau, ook nadat de post is geletterd: zo behoudt u de historiek van de herinneringen van elke klant.
De knop Herinneren registreert het niveau en de datum van de herinnering op de post. Ga bij uw kantoor na hoe de herinneringsbrief of -e-mail daadwerkelijk aan de klant wordt bezorgd.
Wat wordt geregistreerd
Elke lettering, elke opheffing, elke automatische lettering en elke herinnering wordt geregistreerd in de activiteit van het dossier, met de auteur, de code en de betrokken lijnen.
Veelgestelde vragen
Een lijn verschijnt niet in de fiche van de derde. Ze is ingevoerd als diverse verrichting op rekening 400000 of 440000 zonder de derde te vermelden. Boek de boeking tegen en voer ze opnieuw in met de derde.
Het saldo van de fiche verschilt van dat van de balans. De fiche telt alleen de niet-geletterde posten op, zonder de tegengeboekte boekingen. De balans van de rekeningen telt alle lijnen van de centralisatierekening op, voor alle derden samen.
De lettering wordt geweigerd terwijl de bedragen identiek lijken. Controleer de richting: een creditnota die in een factuurdagboek is ingevoerd, wordt opgeteld in plaats van afgetrokken.