Activiteitenlogboek
De activiteit van een dossier en van het hele kantoor opvolgen, filteren op medewerker of periode en het verschil kennen tussen activiteit, geschiedenis en auditlogboek.
Het activiteitenlogboek is de chronologische tijdlijn van alles wat in een dossier is gebeurd: de wijzigingen aan gegevens, maar ook de acties die geen enkele fiche veranderen, zoals een export, een synchronisatie of een afsluiting. Het beantwoordt de vraag « wat is er deze week in dit dossier gebeurd? ».
Activiteit, geschiedenis, auditlogboek: de verschillen
| Instrument | Wat het toont | Waar u het vindt |
|---|---|---|
| Geschiedenis | De wijzigingen aan gegevens, veld per veld, met de mogelijkheid om terug te draaien. | Tabblad Geschiedenis, subtabblad Geschiedenis |
| Activiteit | De volledige tijdlijn: wijzigingen aan gegevens en acties (exports, synchronisaties, afsluitingen, activeringen). Zonder detail van de waarden. | Tabblad Geschiedenis, subtabblad Activiteit |
| Auditlogboek | Het logboek met tijdstempel waaraan enkel wordt toegevoegd, exporteerbaar, dat deel uitmaakt van de boeken van het dossier. | Tabblad Exports, groep Gegevens |
De activiteit voegt twee bronnen samen: de wijzigingen uit de geschiedenis en de gebeurtenissen uit het auditlogboek. Het is een werkweergave, handig om een dossier van dag tot dag op te volgen.
De activiteit van een dossier raadplegen
- Open het dossier en daarna het tabblad Geschiedenis.
- Ga naar het subtabblad Activiteit.
- De tijdlijn verschijnt van recent naar oud.
Elke lijn vermeldt:
- de datum en het uur;
- de gebruiker, of Systeem voor een automatische verwerking;
- de actie, voluit: « Aangemaakt · Derde », « Gewijzigd · Dossier », « Naar prullenbak · Bankregel »;
- het betrokken element, met zijn omschrijving;
- de herkomst en de naam van het toestel voor een offline ingevoerde actie;
- voor een wijziging, de lijst van de gewijzigde velden.
Wanneer de lijn overeenkomt met een wijziging uit de geschiedenis, kunt u ze openen om het detail te zien en, als dat mogelijk is, terug te draaien.
Wat u hier extra vindt naast de geschiedenis
Hieronder staan voorbeelden van gebeurtenissen die eigen zijn aan het activiteitenlogboek.
| Domein | Gebeurtenissen |
|---|---|
| Exports | Elke aangemaakte export, met zijn type, zijn formaat en zijn vingerafdruk; aanmaak van het volledige dossier |
| Periodes en boekjaren | Vergrendeling en ontgrendeling van een periode, afsluiting en heropening van een boekjaar, eindejaarsafsluiting met haar resultaat |
| Vaste activa | Aanmaak, geboekte afschrijving, afschrijvingen van de periode, overdracht |
| Integraties | Activering, deactivering, synchronisatie |
| Prullenbak | Definitieve verwijdering van een element |
| Aanmeldingen | Aan- en afmelding van een gebruiker, mislukte aanmeldpoging |
De activiteitentijdlijn geeft geen totaal. Ze wordt in opeenvolgende pagina's geladen: scrol of laad meer om verder terug te gaan in de tijd.
Filteren
| Filter | Gebruik |
|---|---|
| Gebruiker | Alleen de acties van één medewerker zien. |
| Periode | Beperken tot een datumbereik. |
| Type | Beperken tot één type element of gebeurtenis. |
| Bron | Alleen de wijzigingen aan gegevens behouden, of alleen de auditgebeurtenissen. |
| Zoeken | Een omschrijving, een stuknummer, een naam van een derde terugvinden. |
Als niets overeenkomt, toont het scherm « Geen activiteit voor deze criteria ».
Filter voor een wekelijkse controle van een dossier dat aan een juniormedewerker is toevertrouwd op zijn naam en op de laatste zeven dagen. U ziet in één oogopslag het ingevoerde volume, de correcties en de elementen die naar de prullenbak zijn gegaan.
De activiteit van het kantoor
De beheerders en de managers van het kantoor beschikken over een overkoepelende weergave: het activiteitenlogboek van alle dossiers van het kantoor. Elke lijn vermeldt daar bovendien de naam van het betrokken dossier. Dezelfde filters zijn van toepassing, met een extra filter per dossier.
Deze weergave is nuttig om:
- de werklast te verdelen door te zien wie waaraan werkt;
- een dossier op te sporen dat al lang zonder activiteit is;
- terug te vinden in welk dossier een actie per vergissing werd uitgevoerd.
Invoerders en nazichters hebben geen toegang tot de weergave van het kantoor. Zij raadplegen de activiteit van de dossiers die hun zijn toegewezen.
Wie de activiteit van een dossier kan zien
Iedereen die toegang heeft tot het dossier, kan de activiteit ervan raadplegen, ook een auditor met alleen leestoegang. De rechten verschillen alleen voor de acties: alleen een gebruiker met schrijfrechten kan vanuit een lijn een terugdraaiing starten.
Activiteit en privacy
Het activiteitenlogboek bevat persoonsgegevens over de medewerkers: wie wat heeft gedaan, op welk uur, vanaf welk toestel. Het dient voor de boekhoudkundige traceerbaarheid en de veiligheid van het dossier.
Gebruik het activiteitenlogboek niet als instrument om de individuele arbeidstijd te meten zonder uw medewerkers daarover te hebben ingelicht. Naargelang de regels die in uw kantoor gelden, kan een dergelijk doel een voorafgaande informatie van het personeel vereisen.
Het exporteerbare auditlogboek
Exporteer voor een controle of een overhandiging aan een derde het Auditlogboek vanuit het tabblad Exports, groep Gegevens. Dit document:
- bevat de tijdstempel, de gebruiker, de actie, het object, het detail en het IP-adres;
- draagt de vermelding « Logboek waaraan enkel wordt toegevoegd: de registraties worden niet gewijzigd en niet verwijderd »;
- is beschikbaar in PDF, Excel en CSV;
- wordt automatisch opgenomen in het volledige dossier.