Documenten valideren
Een geïmporteerd document controleren, de derde, de lijnen en de rekeningen corrigeren, en het daarna valideren en boeken.
Een document dat door de importer is geanalyseerd, wacht op uw validatie. De validatiefiche toont het oorspronkelijke bestand naast de geëxtraheerde gegevens: u vergelijkt, corrigeert waar nodig en valideert. De validatie maakt het document aan in het dossier en, als u dat vraagt, ook de boeking.
De wachtrij "Te valideren" openen
- Open het tabblad Documenten.
- Klik op de filter Te valideren: de teller geeft het aantal geïmporteerde documenten in afwachting aan.
- Klik op Nakijken op de lijn van een document.
De fiche controleren
De fiche is ingedeeld in rubrieken.
| Rubriek | Wat u controleert |
|---|---|
| Betrouwbaarheid van de analyse | Betrouwbaarheidsindex van de extractie. |
| Aandachtspunten | Waarschuwingen: derde niet geïdentificeerd, ontbrekende totalen, verschil tussen de lijnen en het totaal, duplicaat. |
| Document | Type (Factuur, Creditnota, Kassabon, Btw-bonnetje, Parkeerticket, Pro forma), richting (Aankoop of Verkoop), nummer, datum, vervaldatum, gestructureerde mededeling, munt. |
| Leverancier of Klant | De in het dossier herkende derde, of een voorstel tot aanmaak met de gelezen gegevens. De vermelding "Gelezen op het document" herinnert aan de oorspronkelijke waarde. |
| Lijnen | Omschrijving, aantal, eenheidsprijs, btw-tarief, bedrag exclusief btw, rekening en btw-code van elke lijn. |
| Totalen | Totaal Berekend op basis van de lijnen, totaal Gelezen op het document en eventueel Verschil. |
De derde corrigeren
- Om een andere derde te kiezen, zoekt u op naam, code of btw-nummer in het veld Relatie.
- Om de derde aan te maken, klikt u op Aanmaken en controleert u de voorgestelde naam, het btw-nummer, het adres en het IBAN. De derde wordt aangemaakt op het moment van de validatie.
De derde moet overeenstemmen met de richting van het document: een leverancier voor een aankoop, een klant voor een verkoop.
De lijnen corrigeren
- Wijzig de omschrijving, het aantal, het tarief of het bedrag rechtstreeks in het raster.
- Het veld Rekening toont de voorgestelde rekening; vervang ze indien nodig.
- Kies de passende Btw-code, bijvoorbeeld A21R voor een restaurantnota of ACO voor werk in onroerende staat met medecontractant.
- Voeg een lijn toe of verwijder er een met Lijn toevoegen en Lijn verwijderen.
Wanneer de analyse geen enkele lijn vindt, bouwt ze één lijn op basis van de totalen. Wanneer de lijnen inclusief btw waren afgedrukt, worden de bedragen exclusief btw herberekend. In beide gevallen wordt u daarvan verwittigd met een waarschuwing.
Valideren
Onderaan de fiche kunt u twee opties aanvinken:
| Optie | Effect |
|---|---|
| Nu boeken | Maakt de boeking in het dagboek aan bij de validatie. |
| Synchroniseren naar Novadesko (vergrendeld voor de shop) | Verzendt het document naar Novadesko, waar de handelaar het ziet zonder het te kunnen wijzigen. Alleen beschikbaar voor een dossier dat aan Novadesko is gekoppeld. |
Daarna:
- Klik op Valideren, of op Valideren en boeken als de boekingsoptie is aangevinkt.
- NovaFisko maakt het document aan in het dossier, met zijn lijnen, zijn derde en het oorspronkelijke bestand.
- Als de boeking is gevraagd, wordt ze geregistreerd in het dagboek dat de toewijzingsregels aanduiden en gaat het document naar "Geboekt".
- Een melding bevestigt: "Document gevalideerd en aangemaakt in het dossier." of "Document gevalideerd en geboekt: …" met de referentie van de boeking.
De aanmaak van het document en de boeking ervan vormen één enkele verrichting: als de boeking wordt geweigerd (vergrendelde periode, ontbrekende rekening), wordt er niets aangemaakt en kunt u corrigeren.
Om uw controle te onderbreken zonder iets te verliezen, klikt u op Opslaan zonder valideren: uw correcties worden bewaard en het document blijft in afwachting.
Een import die als duplicaat is aangeduid, vraagt een uitdrukkelijke bevestiging voordat hij wordt gevalideerd. Ga na of het niet om een reeds ingeboekt stuk gaat voordat u bevestigt.
Later boeken
Een document dat zonder boeking is gevalideerd, verschijnt in de filter Te boeken van het tabblad Documenten, met de vermelding "Aangemaakt door het kantoor".
- Controleer de kolom Boekhoudrekening van elke lijn.
- Klik op Boeken op het document, of op Alles boeken om de volledige filter te verwerken.
- De samenvatting vermeldt het aantal geboekte documenten en de lijst van de documenten die in afwachting blijven, telkens met de reden.
Een document kan alleen worden geboekt als het een derde heeft en een rekening op elke lijn. Voor een verkoop zonder rekening wordt de standaardverkooprekening (700000) gebruikt.
Negeren, herstellen, verwijderen
| Actie | Effect |
|---|---|
| Negeren | Het document gaat naar "Genegeerd" en valt buiten de controles van Kwaliteit. Niet mogelijk voor een geboekt document. |
| Herstellen | Een genegeerd document wordt opnieuw "Te boeken". |
| Deze import verwijderen | Verwijdert een niet-gevalideerde import en zijn bestand. Een gevalideerde import kan niet worden verwijderd: het document bestaat in het dossier. |
| De boeking tegenboeken | Vanuit Boekingen: het document wordt opnieuw "Te boeken". |
Vul de standaardrekening en de standaard btw-code in op de fiche van uw vaste leveranciers. Hun volgende facturen komen dan met de juiste toewijzing in de wachtrij terecht, en de validatie beperkt zich tot een visuele controle.