Importer
PDF's, afbeeldingen, XML of ZIP in een dossier neerzetten, de automatische analyse volgen en de importstatussen begrijpen.
De importer zet een bestand om in een boekhoudstuk dat klaar is om te valideren. U zet facturen, creditnota's, kassabonnen of archieven neer; NovaFisko leest elk document, identificeert de derde, haalt de lijnen eruit en stelt een rekening en een btw-code voor. Er wordt niets geboekt zonder uw validatie.
Bestanden neerzetten
- Open het tabblad Documenten van het dossier.
- Sleep uw bestanden naar de zone "Zet uw PDF's, afbeeldingen en XML hier neer", of klik op Importeren en daarna op Bestanden kiezen.
- Er opent een paneel "… documenten worden geïmporteerd" dat de voortgang van elk bestand toont.
- Op het einde meldt het paneel "Import voltooid", met het aantal verwerkte documenten en het aantal fouten. U kunt het sluiten: de documenten blijven in de filter Te valideren staan.
Formaten en limieten
| Element | Regel |
|---|---|
| Aanvaarde formaten | PDF, JPG, PNG, HEIC, WEBP, GIF, XML (UBL Peppol BIS 3 of CII), ZIP |
| Grootte per bestand | Maximaal 25 MB |
| Bestanden per verzending | Maximaal 20 |
| ZIP-archief | Wordt bij aankomst uitgepakt; maximaal 50 bestanden per archief worden verwerkt |
| Maximaal 100 pagina's; een met een wachtwoord beveiligde PDF wordt geweigerd | |
| Gescande PDF | Maximaal 20 MB voor de automatische lezing |
Een bestand met een niet-ondersteund formaat wordt al bij het neerzetten opzijgezet, met de melding "… bestand(en) genegeerd: formaat niet ondersteund."
Hoe een document wordt geanalyseerd
Het werkelijke type van het bestand wordt herkend aan de inhoud, niet alleen aan de extensie. De analyse hangt vervolgens af van de aard van het bestand.
| Bestand | Methode |
|---|---|
| XML UBL of CII | De elektronische factuur wordt rechtstreeks gelezen: geen interpretatie, de gegevens zijn exact. De ingesloten PDF dient als voorbeeld. |
| PDF met tekst | De tekstlaag wordt gelezen, daarna volgt de extractie door artificiële intelligentie. |
| Gescande PDF, foto | Visuele lezing door artificiële intelligentie. |
| ZIP | Elk ondersteund bestand wordt een afzonderlijke import; het archief krijgt de status "Archief uitgepakt". |
De stappen worden live getoond: Bestand verzenden, In de wachtrij, Tekst lezen, AI-analyse, Lijnen extraheren, Relatie zoeken, Analyse voltooid.
Na de extractie koppelt NovaFisko het document aan het dossier:
- Derde. Er wordt gezocht op btw-nummer en daarna op naam (sterke gelijkenis, rechtsvormen worden genegeerd). Als niets overeenkomt, wordt voorgesteld een derde aan te maken met de gelezen gegevens, aangevuld met het ondernemingsregister wanneer dat beschikbaar is.
- Rekening. De standaardrekening van de derde, anders een overeenkomst op basis van trefwoorden in de omschrijving van de lijn, anders een algemene rekening (diensten voor een aankoop, de standaardverkooprekening voor een verkoop).
- Btw-code. De standaardcode van de derde als het tarief overeenkomt, anders volgens de richting, het tarief en het land van de derde: een intracommunautaire code voor een derde uit de Unie tegen 0 %, een invoer- of uitvoercode buiten de Unie.
- Aard. Een kassabon, een btw-bonnetje van een restaurant of een parkeerticket wordt als dusdanig aangeduid, omdat er bijzondere aftrekregels voor gelden.
Als de analyse door artificiële intelligentie niet is geconfigureerd in uw omgeving, toont de toepassing "AI-analyse niet geconfigureerd: alleen XML-bestanden worden geanalyseerd." Elektronische facturen kunnen dan nog altijd worden geïmporteerd.
De statussen van een import
| Status | Betekenis | Vervolg |
|---|---|---|
| Verzenden, In wachtrij, Analyse | Verwerking bezig. | Even geduld; een import die in de wachtrij is blijven staan, wordt elke minuut automatisch hernomen. |
| Klaar | De analyse is volledig en coherent. | Te valideren. |
| Na te kijken | Een punt vraagt uw aandacht. | Open de fiche met Nakijken. |
| Duplicaat | Het bestand of het document bestaat al. | Verwijder de import, of bevestig dat u toch wilt importeren. |
| Fout | Het document kon niet worden gelezen. | Lees de melding, corrigeer en start de analyse opnieuw. |
| Gevalideerd | Het document is aangemaakt in het dossier. | Niets meer te doen in de importer. |
Een import krijgt de status Na te kijken wanneer de derde, de datum, de totalen of de lijnen niet werden gevonden, wanneer de lijnen niet overeenstemmen met het documenttotaal (verschil groter dan 2 %), wanneer het documentnummer ontbreekt of wanneer de betrouwbaarheid van de analyse lager is dan 60 %.
De detectie van duplicaten
Twee controles voorkomen dubbele invoer:
- zelfde bestand: een strikt identiek bestand dat al in het dossier werd geïmporteerd, wordt onmiddellijk herkend, zonder nieuwe analyse;
- zelfde document: een document met hetzelfde nummer, dezelfde richting en dezelfde derde (of hetzelfde btw-nummer) bestaat al in het dossier.
Imports die in Fout of Duplicaat blijven staan, worden na 30 dagen automatisch verwijderd, samen met hun bestand. Een gevalideerde import wordt nooit op die manier verwijderd: het document behoort tot het dossier.
Veelvoorkomende foutmeldingen
| Melding | Wat te doen |
|---|---|
| Deze PDF is beveiligd met een wachtwoord | Verwijder de beveiliging en zet het bestand opnieuw neer. |
| Deze PDF telt … pagina's, te veel voor een automatische analyse | Splits het bestand. |
| Dit XML-bestand is geen UBL-factuur of -creditnota en ook geen CII-factuur | Zet de overeenkomstige PDF neer. |
| HEIC-foto's kunnen op deze server niet worden omgezet | Zet een JPG of een PNG neer. |
| Dit ZIP-archief bevat geen ondersteund document | Controleer de inhoud van het archief. |
| De automatische analyse is mislukt | Probeer het zo meteen opnieuw met Opnieuw proberen. |
Verkies altijd het XML-bestand van een elektronische factuur boven de PDF: de bedragen, de tarieven en het btw-nummer worden ongewijzigd overgenomen, zonder risico op leesfouten.