CompanySearch-detectie
Een onderneming terugvinden op naam of btw-nummer en de fiche van een dossier of een derde automatisch invullen.
In plaats van een benaming, een adres en een btw-nummer over te typen, kunt u NovaFisko die laten opzoeken. De detectie raadpleegt CompanySearch, een register dat is opgebouwd op basis van de Belgische Kruispuntbank van Ondernemingen en het Franse Sirene-register, en de Europese dienst VIES voor de andere landen van de Unie.
Wat beschikbaar is per land
| Land | Zoeken op naam | Volledige fiche | Controle van het btw-nummer | Gemeenten en straten |
|---|---|---|---|---|
| België | Ja | Ja (CompanySearch) | Ja | Ja |
| Frankrijk | Ja | Ja (CompanySearch) | Ja | Nee |
| Andere EU-landen | Nee | Gedeeltelijk (VIES) | Ja | Nee |
| Buiten de EU | Nee | Nee | Nee | Nee |
Voor een land dat alleen door VIES wordt gedekt, toont de applicatie: “Voor dit land wordt enkel de geldigheid van het btw-nummer teruggegeven: vul de gegevens handmatig aan.”
Een onderneming detecteren bij het aanmaken van een dossier
- Kies in het venster Nieuw dossier het land.
- Typ in het veld Naam of btw-nummer minstens twee tekens. De resultaten verschijnen terwijl u typt.
- Selecteer de onderneming. De fiche wordt geladen en vervolgens toegepast: benaming, rechtsvorm, ondernemingsnummer, btw-nummer, gestructureerd adres, NACE-codes.
- Controleer de velden, vul het btw-regime en het boekjaar aan en maak het dossier aan.
Inhoud van de ondernemingsfiche
De opgehaalde fiche wordt bij het dossier bewaard en kan worden geraadpleegd in Instellingen, tabblad Ondernemingsfiche. Ze bevat:
- de identiteit: ondernemingsnummer, btw-nummer, status (Actief of Stopgezet), oprichtingsdatum, rechtsvorm, benamingen;
- het adres van de zetel, met een link naar Kaarten of Google Maps;
- de gepubliceerde contactgegevens (telefoon, e-mail, website);
- de NACE-codes, met de hoofdactiviteit;
- de vestigingen;
- de Peppol-status van de onderneming wanneer die bekend is.
Wanneer de fiche een telefoonnummer of een e-mailadres bevat en de gegevens van de btw-aangever leeg zijn, worden die vooraf ingevuld in de btw-instellingen van het dossier.
Een fiche bijwerken
- Open Instellingen en daarna Ondernemingsfiche.
- Klik op Fiche bijwerken (of Bijwerken via CompanySearch).
- De datum van de laatste bijwerking verandert en de melding “Fiche bijgewerkt.” verschijnt.
De fiches blijven 24 uur in de cache. Het bijwerken dwingt een nieuwe lezing van de bron af.
Het toepassen van een fiche vervangt de benaming van een dossier dat al een naam heeft niet, tenzij u uitdrukkelijk vraagt om die te overschrijven. De andere velden (adres, vorm, NACE) worden bijgewerkt met de gegevens van de bron.
Een derde detecteren
Dezelfde detectie bestaat in de fiche van een klant of een leverancier.
- Open Derden en maak een fiche aan of open er een.
- Voer het btw-nummer in en klik op Detecteren, of zoek de onderneming op naam.
- De fiche vult de naam, het adres en het btw-nummer van de derde in.
De knop VIES controleren controleert een btw-nummer bij VIES. Het resultaat (“VIES geldig” of “VIES ongeldig”) en de datum van de controle worden op de fiche bewaard.
Geassisteerde invoer van adressen
Voor een Belgisch adres stelt het veld Gemeente de plaatsen voor op basis van een postcode of een naam, waarna het veld Straat de straten van de gekozen gemeente voorstelt. Kies eerst de gemeente: het opzoeken van de straat hangt ervan af.
Als zoeken op naam niet beschikbaar is, verschijnt de melding “CompanySearch is niet geconfigureerd: zoeken op naam is niet beschikbaar, voer het btw-nummer in.” De detectie op btw-nummer blijft mogelijk via VIES.
Beperkingen
- Zoeken op naam is beperkt tot enkele tientallen aanvragen per minuut en per gebruiker.
- Een btw-nummer in een verkeerd formaat wordt vóór elke oproep gemeld: “Ongeldig formaat of controlegetal”.
- De gegevens komen uit openbare bronnen: controleer altijd de rechtsvorm en het adres voordat u valideert.