Dagboeken en regels
De dagboeken van een dossier aanmaken en instellen, en de geïmporteerde documenten automatisch naar het juiste factuurboek sturen.
Het tabblad Dagboeken groepeert de factuurboeken, de financiële dagboeken en de dagboeken voor diverse verrichtingen van het dossier, alsook de regels die bepalen in welk dagboek een geïmporteerd document wordt geboekt.
De types dagboeken
| Type | Gebruik | Gebruikelijke tegenrekening |
|---|---|---|
| Aankopen | Leveranciersfacturen | 440000 Leveranciers |
| Creditnota's aankopen | Ontvangen creditnota's | 440000 Leveranciers |
| Verkopen | Klantfacturen | 400000 Klanten |
| Creditnota's verkopen | Uitgereikte creditnota's | 400000 Klanten |
| Financieel | Banken en kas | De subrekening 55xxxx of 57xxxx van het dagboek |
| Diverse verrichtingen | Vrije boekingen, centralisaties, afsluiting | Geen |
Elk dossier start met de dagboeken ACH, NCA, VEN, NCV, OD, CAI en één bankdagboek. Het type van een dagboek bepaalt de richting van de factuurboekingen en de manier waarop ze de btw-aangifte voeden: het kan na het aanmaken niet meer worden gewijzigd.
Een dagboek aanmaken
- Open Dagboeken en klik op Nieuw dagboek.
- Kies het type en voer de Code (bijvoorbeeld
VST) en de Omschrijving (“Verkopen Stripe”) in. - Vermeld de Tegenrekening: klanten-, leveranciers- of bankrekening. Voer voor een financieel dagboek ook de IBAN in.
- Vink Standaarddagboek voor dit type aan als dit dagboek de documenten zonder toewijzingsregel moet ontvangen.
- Sla op. De melding “Dagboek opgeslagen.” bevestigt het aanmaken.
De code van een dagboek is uniek binnen het dossier. Hij verschijnt in de referentie van elke boeking, bijvoorbeeld VST 2026/000001.
Maak één factuurboek aan per verkoopkanaal of per nummerreeks (winkel, onlineverkoop, onkostennota's). De controles op de doorlopende nummering en de geëxporteerde boeken worden er leesbaarder door.
Wijzigen, deactiveren of verwijderen
- Bewerken: de omschrijving, de beschrijving, de tegenrekening, de IBAN en de standaardstatus blijven wijzigbaar.
- Verwijderen: alleen mogelijk voor een dagboek dat nooit een boeking heeft ontvangen. Het verwijderen plaatst het dagboek in de prullenbak; de code wordt opnieuw bruikbaar.
- Deactiveren: voor een dagboek dat al is gebruikt, stelt de applicatie Dagboek deactiveren voor. De boekingen ervan blijven bewaard, maar het wordt niet meer voorgesteld bij de invoer en niet meer gekozen door de regels.
Slechts één dagboek per type kan “standaard” zijn. Een nieuw aanvinken haalt de markering van het vorige weg.
De factuurreeksen
De rubriek Factuurreeksen geeft een lijst van de nummerreeksen die in de geïmporteerde documenten zijn waargenomen, met voor elke reeks de richting (verkopen of aankopen), het betaalmiddel, het aantal documenten, het aantal documenten in afwachting, een voorbeeldnummer en het dagboek dat zal worden gebruikt.
De reeks is het alfabetische voorvoegsel van het nummer: FAC-2026-045 behoort tot de reeks FAC, BD686808-0307 tot de reeks BD.
Om een reeks aan een dagboek toe te wijzen:
- Klik op de lijn van de reeks op Toewijzen….
- Kies een Bestaand dagboek of Nieuw dagboek aanmaken.
- Valideer. Er wordt een regel aangemaakt en de melding “Regel opgeslagen: de documenten gaan naar dagboek …” verschijnt.
De toewijzingsregels
Een regel koppelt een criterium aan een dagboek. Hij wordt toegepast bij het boeken van de geïmporteerde documenten, of ze nu uit Novadesko of uit de importer komen.
| Criterium | De regel is van toepassing wanneer… |
|---|---|
| Betaalmiddel | het betaalmiddel van het document gelijk is aan de waarde (Overschrijving, Contant, Kaart, SEPA-domiciliëring...). |
| Nummerreeks | de reeks van het nummer gelijk is aan de waarde. |
| Nummervoorvoegsel | het nummer van het document met de waarde begint. |
| Derde | de naam van de derde de waarde bevat, of de derde precies de aangeduide derde is. |
Een regel geldt voor één richting (verkopen of aankopen) en heeft een Prioriteit.
Hoe het dagboek wordt gekozen
Bij het boeken van een document gaat NovaFisko in deze volgorde te werk:
- Het bepaalt het vereiste type: aankopen, verkopen, of de overeenkomstige creditnota.
- Het doorloopt de actieve regels van dezelfde richting in oplopende prioriteit en weerhoudt de eerste waarvan het criterium overeenstemt en waarvan het dagboek actief en van het juiste type is.
- Bij gebrek aan een regel neemt het het standaarddagboek van dit type.
- Bij gebrek aan een standaarddagboek neemt het het eerste actieve dagboek van dit type.
Als er geen actief dagboek van het vereiste type bestaat, wordt het boeken geweigerd en blijft het document in afwachting.
Een regel die naar een verkoopdagboek verwijst, is niet van toepassing op een verkoopcreditnota: die vraagt een dagboek van het type “Creditnota's verkopen”. Maak één regel per type aan als u ook uw creditnota's opsplitst.
Een regel verwijderen
Klik in Toewijzingsregels op de prullenbak van de regel en bevestig. De reeds geboekte documenten worden niet gewijzigd; de volgende gaan opnieuw naar het standaarddagboek van hun type.