Extraits CODA
D'où viennent les extraits CODA et les mouvements bancaires d'un dossier, comment les consulter, les télécharger et contrôler la trésorerie.
Le format CODA est le standard belge des extraits de compte électroniques. Dans NovaFisko, l'onglet Banque réunit les mouvements bancaires du dossier et les fichiers CODA d'origine, classés par journal financier.
D'où viennent les données bancaires
| Source | Ce qui arrive dans le dossier |
|---|---|
| Novadesko | Les mouvements bancaires du commerce (synchronisation bancaire ou CODA du commerçant), les fichiers CODA et les justifications déjà établies par le commerçant. |
| Import de fichiers | Un fichier CODA déposé à la main : le fichier est archivé avec les données de son en-tête (IBAN, numéro d'extrait, soldes, période, nombre de mouvements). |
| Codabox | Connexion directe à venir. Votre contrat Codabox reste le vôtre. |
Aujourd'hui, les mouvements à rapprocher proviennent de la synchronisation Novadesko. Un fichier CODA importé à la main est enregistré comme extrait (consultation, soldes, téléchargement) ; la création automatique de ses mouvements dans l'onglet Banque est à venir.
Importer un fichier CODA à la main
- Ouvrez l'onglet Intégrations du dossier.
- Activez le connecteur Import de fichiers s'il ne l'est pas encore.
- Cliquez sur Importer et indiquez le fichier CODA (extension
.codou.coda), de 10 Mo au plus. - NovaFisko reconnaît le format, archive le fichier et lit son en-tête.
- L'extrait apparaît dans Banque, zone Extraits CODA.
Si l'IBAN de l'extrait n'est rattaché à aucun journal financier, un journal et son sous-compte banque (5500xx) sont créés automatiquement, avec le nom de la banque et les quatre derniers caractères de l'IBAN dans le libellé.
Un même fichier déposé deux fois n'est enregistré qu'une fois : il est reconnu par son contenu.
Consulter les extraits
La zone Extraits CODA de l'onglet Banque se déplie et liste les fichiers, du plus récent au plus ancien.
| Information | Description |
|---|---|
| Extrait n° | Numéro de l'extrait indiqué par la banque. |
| Journal | Journal financier rattaché à l'IBAN de l'extrait. |
| Période | Dates du premier et du dernier jour couverts. |
| Solde | Solde d'ouverture et solde de clôture. |
| Mouvements | Nombre de mouvements de l'extrait. |
Pour récupérer le fichier d'origine, cliquez sur Télécharger le fichier CODA. Le fichier est rendu tel qu'il a été reçu : vous pouvez le réimporter dans un autre logiciel ou l'archiver.
Le filtre par journal de l'onglet Banque s'applique aussi aux extraits : choisissez un journal pour ne voir que les extraits de ce compte.
Lire la liste des mouvements
Sous les extraits, le tableau des mouvements affiche pour chaque ligne :
| Colonne | Contenu |
|---|---|
| Date | Date de valeur du mouvement. |
| Journal | Journal financier du compte, ou « Compte non rattaché ». |
| Contrepartie | Nom de la contrepartie et son IBAN. |
| Communication | Communication libre ou structurée. |
| Montant | Positif pour une entrée, négatif pour une sortie. |
| Justification | Pièce liée par le commerçant : Document, Transfert interne, Crédit, Pièce justificative, Déclaration TVA, ou « Non justifié ». |
| Rapprochement | Proposition de rapprochement et son niveau de confiance. |
| Statut | À traiter, Comptabilisé ou Ignoré. |
Les filtres À comptabiliser, Rapprochés, Non rapprochés, Comptabilisés, Ignorés et Non justifiées réduisent la liste. Le champ de recherche porte sur la contrepartie, la communication et la description.
Contrôler la trésorerie
La carte Trésorerie de l'onglet Balance affiche le total des banques et des caisses du dossier. Pour contrôler un compte en particulier, comparez le solde comptable de son sous-compte banque (550000, 550001...) au solde de clôture du dernier extrait CODA de ce journal.
Pour chaque journal financier, NovaFisko sait calculer :
- le solde comptable du compte de banque ;
- le dernier solde d'extrait connu et sa date ;
- le nombre et le montant des mouvements en attente ;
- l'écart entre le dernier solde d'extrait et le solde comptable.
Cet état de trésorerie par journal est déjà disponible par l'API ; son affichage dans l'onglet Banque est à venir.
Tant que des mouvements sont en attente, un écart est normal : il correspond aux paiements qui ne sont pas encore comptabilisés. Lorsque tous les mouvements d'une période sont traités, l'écart doit être nul.
Un écart qui subsiste alors que plus aucun mouvement n'est en attente signale une écriture bancaire saisie à la main en double, un mouvement ignoré à tort ou un extrait manquant. Comparez les numéros d'extraits : ils doivent se suivre sans trou.
Ignorer un mouvement
Un mouvement qui ne doit pas être comptabilisé (doublon, opération annulée par la banque) se met de côté avec Ignorer. Il prend le statut « Ignoré » et sort des contrôles Qualité. Restaurer le remet « À traiter ». Un mouvement déjà comptabilisé ne peut pas être ignoré : extournez d'abord son écriture.
Vérifiez l'IBAN de chaque journal financier dans Journaux. C'est lui qui rattache les mouvements et les extraits au bon journal ; un mouvement « Compte non rattaché » ne peut pas être comptabilisé.