Lettrage
Comprendre les codes de lettrage, le lettrage automatique des paiements bancaires et la correction d'un lettrage.
Lettrer, c'est associer une facture et son règlement en leur donnant un même code. Un poste lettré est soldé ; un poste non lettré reste ouvert et apparaît dans l'encours du tiers, la balance âgée et les propositions de rapprochement. Cette page explique le lettrage du point de vue de la banque ; le lettrage manuel se fait dans la fiche du tiers.
Les codes de lettrage
Chaque groupe de lignes lettrées reçoit un code de trois lettres propre au dossier : AAA, puis AAB, AAC, et ainsi de suite jusqu'à ZZZ. Le code est porté par les lignes des comptes clients et fournisseurs (400000 et 440000), jamais par les lignes de charge, de produit ou de banque.
| Situation | Lignes qui reçoivent le même code |
|---|---|
| Facture et son paiement | La ligne client ou fournisseur de la facture et celle du paiement. |
| Facture et note de crédit | Les deux lignes du tiers, si leurs montants se compensent. |
| Plusieurs factures réglées par un virement | Toutes les lignes concernées, si leur total est nul. |
La règle est toujours la même : un groupe ne peut être lettré que si la somme de ses débits est égale à la somme de ses crédits.
Le lettrage automatique à la comptabilisation d'un paiement
Lorsque vous comptabilisez un mouvement bancaire rapproché d'une facture, NovaFisko lettre sans intervention de votre part.
- Le paiement est enregistré dans le journal financier, avec la contrepartie sur le compte du tiers.
- Si le montant du mouvement est exactement celui du poste ouvert, un nouveau code est attribué à la ligne de la facture et à la ligne du paiement.
- La facture disparaît des postes ouverts : elle ne sera plus proposée pour un autre mouvement.
Si le montant diffère, même d'un centime, le paiement est comptabilisé mais aucun code n'est attribué : le poste reste ouvert pour la différence.
Les paramètres du dossier prévoient un « Écart de lettrage » avec un compte de charge (657000), un compte de produit (757000) et un écart maximal toléré de 1,00 €. L'imputation automatique de cet écart au moment du lettrage est à venir. Pour l'instant, soldez un petit écart par une opération diverse, puis lettrez.
Lettrer à la main
Le lettrage manuel se fait depuis la fiche du client ou du fournisseur.
- Ouvrez Tiers et la fiche concernée, onglet Écritures.
- Filtrez sur Non lettrées.
- Cochez les lignes à associer : le compteur indique le nombre de lignes pointées.
- Cliquez sur Lettrer. Le message « Lettrage … : … ligne(s). » donne le code attribué.
Le bouton Lettrage automatique de la même fiche associe d'un coup les montants exactement opposés et les groupes équilibrés qui partagent une référence. Le détail de ces deux fonctions est décrit dans Écritures et lettrage d'un tiers.
Solder un petit écart
Exemple : un client paie 1 209,88 € pour une facture de 1 210,00 €.
- Comptabilisez le mouvement en l'imputant sur le compte 400000 avec le client comme tiers.
- Passez une opération diverse pour l'écart :
| Compte | Tiers | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 657000 Escomptes accordés | 0,12 | ||
| 400000 Clients | Le client | 0,12 |
- Dans la fiche du client, cochez la facture, le paiement et la ligne d'écart, puis cliquez sur Lettrer.
Défaire un lettrage
- Dans la fiche du tiers, onglet Écritures, filtrez sur Lettrées.
- Cochez une ligne du groupe et cliquez sur Délettrer.
- Le code est levé sur toutes les lignes qui le portaient ; elles redeviennent des postes ouverts.
L'extourne d'une écriture lettrée a le même effet : le code est retiré de toutes les lignes du groupe, pour ne pas laisser une facture « soldée » par un paiement annulé.
Délettrer ne supprime aucune écriture. Si le paiement lui-même est erroné, extournez son écriture depuis l'onglet Écritures : le mouvement bancaire redevient « À traiter » et le lettrage est levé en même temps.
Ce que le lettrage change ailleurs
| Écran ou état | Effet d'un poste lettré |
|---|---|
| Tiers, colonnes Postes ouverts et Encours | Le poste n'est plus compté. |
| Balance âgée | Le poste disparaît des tranches d'échéance. |
| Rapprochement bancaire | La facture n'est plus proposée. |
| Qualité, « Créances clients > 60 jours » | Le poste n'est plus signalé. |
| Exports, grand livre des tiers | Le code de lettrage est imprimé à côté de la ligne. |
Les lettrages et délettrages sont inscrits dans l'activité du dossier, avec leur auteur.
Avant une clôture, lancez le lettrage automatique sur vos principaux clients et fournisseurs, puis contrôlez la balance âgée : les postes qui restent sont ceux qui méritent réellement une justification.