Importateur
Déposer des PDF, images, XML ou ZIP dans un dossier, suivre leur analyse automatique et comprendre les statuts d'import.
L'importateur transforme un fichier en pièce comptable prête à valider. Vous déposez des factures, notes de crédit, tickets ou archives ; NovaFisko lit chaque document, identifie le tiers, extrait les lignes et propose un compte et un code TVA. Rien n'est comptabilisé sans votre validation.
Déposer des fichiers
- Ouvrez l'onglet Documents du dossier.
- Glissez vos fichiers dans la zone « Déposez vos PDF, images, XML », ou cliquez sur Importer puis Choisir des fichiers.
- Un panneau « Importation de … documents » s'ouvre et affiche la progression de chaque fichier.
- À la fin, le panneau indique « Importation terminée » avec le nombre de documents traités et d'erreurs. Vous pouvez le fermer : les documents restent dans le filtre À valider.
Formats et limites
| Élément | Règle |
|---|---|
| Formats acceptés | PDF, JPG, PNG, HEIC, WEBP, GIF, XML (UBL Peppol BIS 3 ou CII), ZIP |
| Taille par fichier | 25 Mo au plus |
| Fichiers par envoi | 20 au plus |
| Archive ZIP | Décompressée à l'arrivée ; 50 fichiers pris en charge au plus par archive |
| 100 pages au plus ; un PDF protégé par mot de passe est refusé | |
| PDF scanné | 20 Mo au plus pour la lecture automatique |
Un fichier dont le format n'est pas pris en charge est écarté dès le dépôt, avec le message « … fichier(s) ignoré(s) : format non pris en charge. »
Comment un document est analysé
Le type réel du fichier est reconnu d'après son contenu, pas seulement d'après son extension. L'analyse dépend ensuite de sa nature.
| Fichier | Méthode |
|---|---|
| XML UBL ou CII | Lecture directe de la facture électronique : aucune interprétation, les données sont exactes. Le PDF embarqué sert d'aperçu. |
| PDF avec texte | Lecture de la couche texte, puis extraction par intelligence artificielle. |
| PDF scanné, photo | Lecture visuelle par intelligence artificielle. |
| ZIP | Chaque fichier pris en charge devient un import distinct ; l'archive prend le statut « Archive décompressée ». |
Les étapes s'affichent en direct : Envoi du fichier, En file d'attente, Lecture du texte, Analyse IA, Extraction des lignes, Recherche du tiers, Analyse terminée.
Après l'extraction, NovaFisko rapproche le document du dossier :
- Tiers. Recherche par numéro de TVA, puis par nom (ressemblance forte, formes juridiques ignorées). Si rien ne correspond, une création de tiers est proposée avec les coordonnées lues, complétées par l'annuaire d'entreprises lorsqu'il est disponible.
- Compte. Compte par défaut du tiers, sinon correspondance par mots-clés du libellé de la ligne, sinon compte générique (services pour un achat, compte de vente par défaut pour une vente).
- Code TVA. Code par défaut du tiers si son taux correspond, sinon selon le sens, le taux et le pays du tiers : code intracommunautaire pour un tiers de l'Union à 0 %, code d'importation ou d'exportation hors Union.
- Nature. Un ticket de caisse, une souche TVA de restaurant ou un ticket de parking est signalé comme tel, car ses règles de déductibilité sont particulières.
Si l'analyse par intelligence artificielle n'est pas configurée sur votre environnement, l'application affiche « Analyse IA non configurée : seuls les XML sont analysés. » Les factures électroniques restent importables.
Les statuts d'un import
| Statut | Signification | Suite |
|---|---|---|
| Envoi, En attente, Analyse | Traitement en cours. | Patientez ; un import resté en file est repris automatiquement chaque minute. |
| Prêt | Analyse complète et cohérente. | À valider. |
| À vérifier | Un point demande votre attention. | Ouvrez la fiche avec Vérifier. |
| Doublon | Le fichier ou le document existe déjà. | Supprimez l'import, ou confirmez l'import malgré tout. |
| Erreur | Le document n'a pas pu être lu. | Lisez le message, corrigez, puis relancez l'analyse. |
| Validé | Le document est créé dans le dossier. | Plus rien à faire dans l'importateur. |
Un import passe en À vérifier lorsque le tiers, la date, les totaux ou les lignes n'ont pas été trouvés, lorsque les lignes ne correspondent pas au total du document (écart supérieur à 2 %), lorsque le numéro du document manque ou lorsque la confiance de l'analyse est inférieure à 60 %.
La détection des doublons
Deux contrôles évitent les doubles encodages :
- même fichier : un fichier strictement identique déjà importé dans le dossier est reconnu immédiatement, sans nouvelle analyse ;
- même document : un document de même numéro, de même sens et du même tiers (ou du même numéro de TVA) existe déjà dans le dossier.
Les imports restés en Erreur ou en Doublon sont supprimés automatiquement après 30 jours, avec leur fichier. Un import validé n'est jamais supprimé de cette façon : son document appartient au dossier.
Messages d'erreur courants
| Message | Que faire |
|---|---|
| Ce PDF est protégé par un mot de passe | Retirez la protection puis déposez-le à nouveau. |
| Ce PDF compte … pages, c'est trop pour une analyse automatique | Scindez le fichier. |
| Ce fichier XML n'est ni une facture ou note de crédit UBL, ni une facture CII | Déposez le PDF correspondant. |
| Les photos HEIC ne peuvent pas être converties sur ce serveur | Déposez un JPG ou un PNG. |
| Cette archive ZIP ne contient aucun document pris en charge | Vérifiez le contenu de l'archive. |
| L'analyse automatique a échoué | Réessayez dans un instant avec Réessayer. |
Préférez toujours le fichier XML d'une facture électronique à son PDF : les montants, les taux et le numéro de TVA sont repris tels quels, sans risque d'erreur de lecture.