Historique des modifications
Consulter qui a modifié quoi et quand dans un dossier, filtrer l'historique, lire le détail d'un changement et l'exporter.
L'onglet Historique garde la trace de chaque changement apporté à un dossier : création, modification, suppression, restauration, retour arrière. Pour chaque changement, vous voyez l'auteur, la date, l'appareil et la valeur avant et après. C'est le premier endroit où regarder quand un chiffre a bougé sans que vous sachiez pourquoi.
Les trois sous-onglets
| Sous-onglet | Contenu |
|---|---|
| Historique | Les modifications des données du dossier, champ par champ. |
| Corbeille | Les éléments supprimés, restaurables jusqu'à leur purge. Voir Corbeille. |
| Activité | Le fil de tout ce qui s'est passé : modifications, connexions, exports, synchronisations. Voir Journal d'activité. |
Ce qui est suivi
| Élément | Suivi |
|---|---|
| Tiers, comptes, journaux, codes TVA, codes analytiques | Création, modification, suppression |
| Règles de journal, règles bancaires, écritures récurrentes | Création, modification, suppression |
| Écritures | Création et extourne. Les lignes font partie de l'instantané de l'écriture. |
| Documents et mouvements bancaires | Corrections d'imputation, mise à l'écart, comptabilisation |
| Immobilisations, budgets | Création, modification |
| Dossier | Fiche et paramètres, suivis clé par clé |
| Exercices, périodes, déclarations TVA | Changements d'état |
| Inscriptions Peppol, intégrations, imports de documents | Changements d'état |
Les paramètres du dossier sont comparés clé par clé. L'historique affiche par exemple que le numéro du bureau de recette a changé, et non que « les paramètres » ont été modifiés.
Les données sensibles stockées chiffrées, comme la configuration d'une intégration, ne figurent jamais dans l'historique. Seul le fait qu'elles ont été modifiées est tracé.
Lire une ligne de l'historique
Chaque ligne indique :
- l'action : Création, Modification, Suppression, Restauration, Retour arrière ou Synchronisation ;
- l'élément concerné, avec son type et son libellé ;
- l'auteur et la date ;
- l'origine : rien de particulier pour une saisie en ligne, « Saisi hors ligne puis synchronisé », Système pour un traitement automatique, Pont Novadesko pour une synchronisation ;
- le numéro de version de l'élément après le changement.
Ouvrez une ligne pour afficher le détail : chaque champ modifié avec son ancienne et sa nouvelle valeur. Pour une écriture, les lignes d'imputation sont présentées avant et après.
Pour une modification saisie hors ligne, la date affichée est celle où l'utilisateur a réellement fait la saisie sur son appareil, et le nom de l'appareil est indiqué.
Filtrer et rechercher
- Saisissez un mot dans Rechercher dans l'historique : un nom de tiers, un numéro de pièce, un libellé.
- Affinez avec les filtres :
- Tous les utilisateurs : limitez à un collaborateur ;
- Tous les types : limitez à un type d'élément (tiers, écritures, documents...) ;
- Toutes les actions : limitez à une action ;
- Période : limitez à un intervalle de dates. Effacer la période le retire.
- Parcourez les résultats. Charger la suite affiche les changements plus anciens.
Si aucun changement ne correspond, l'écran affiche « Aucune modification enregistrée pour ces critères ».
L'historique d'un seul élément
Vous n'avez pas besoin de passer par l'onglet Historique pour connaître la vie d'une fiche. Depuis un tiers, une écriture, un document, un compte, un mouvement bancaire, une immobilisation, un journal, une écriture récurrente ou une déclaration TVA, le raccourci Historique ouvre directement la liste des changements de cet élément, sous le titre « Historique de … ».
Devant un solde de tiers inattendu, ouvrez l'historique de la fiche puis celui des dernières écritures : vous saurez en quelques secondes si un collègue a extourné une pièce ou si une synchronisation a ramené un nouveau document.
Les opérations groupées
Une action de l'utilisateur peut entraîner plusieurs changements. Comptabiliser un document, par exemple, crée une écriture et modifie le statut du document. Ces changements partagent un même identifiant d'opération. L'historique les présente ensemble et permet de les annuler d'un bloc avec Annuler toute l'opération. Voir Retour en arrière.
Exporter l'historique
- Appliquez les filtres voulus.
- Cliquez sur Exporter en CSV.
Le fichier reprend les lignes filtrées, au format CSV avec séparateur point-virgule, encodé en UTF-8 pour s'ouvrir directement dans Excel.
Durée de conservation
L'historique des modifications n'est pas purgé automatiquement : il accompagne le dossier pendant toute sa durée de vie. Seule la corbeille a une durée de rétention, réglable par dossier.
Limites à connaître
Quelques opérations de masse ne laissent pas une ligne par élément dans l'historique :
- le lettrage et le délettrage des postes de tiers ;
- le verrouillage de toutes les périodes lors d'une clôture ;
- la remise « à comptabiliser » des documents et mouvements après une extourne ;
- le chargement initial du plan comptable à la création du dossier.
Ces opérations restent tracées globalement dans le journal d'activité (qui a clôturé l'exercice, quand), mais pas enregistrement par enregistrement.
L'historique est un outil de traçabilité interne. Il ne remplace pas la piste d'audit exportable, qui fait partie des livres du dossier et figure dans le dossier complet.