Bücher und Aufstellungen als PDF, Excel und CSV
Der Katalog der Buchhaltungsexporte, die verfügbaren Parameter, die Vorschau vor dem Download und die Merkmale jedes Formats.
Der Reiter Exporte bündelt alle Dokumente, die Sie aus einem Mandat ausgeben können: gesetzliche Bücher, Finanzberichte, MwSt.-Dokumente, Aufstellungen der Geschäftspartner, Anlagenspiegel und Rohdaten. Jede Aufstellung gibt es als PDF für die Übergabe und Archivierung, als Excel für die Bearbeitung und als CSV für den Datenaustausch.
Der Katalog
Die Exporte sind in sechs Gruppen eingeteilt.
| Gruppe | Aufstellungen |
|---|---|
| Bücher | Journal (Grundbuch), Einkaufsjournal, Verkaufsjournal, Finanzjournale, Journal der sonstigen Buchungen, Hauptbuch |
| Finanzberichte | Summen- und Saldenliste, Saldenliste nach Perioden, Bilanz und Ergebnisrechnung, Jahresabschluss (BNB-Modell) |
| MwSt. | MwSt.-Übersicht nach Rastern, MwSt.-Erklärung, Jährliche Liste der mehrwertsteuerpflichtigen Kunden, Innergemeinschaftliche Aufstellung |
| Geschäftspartner | Geschäftspartnerdatei, Kundensaldenliste, Lieferantensaldenliste, Altersstruktur der Kundenforderungen, Altersstruktur der Lieferantenverbindlichkeiten, Historie der Geschäftspartner |
| Anlagevermögen | Anlagen- und Abschreibungsspiegel |
| Daten | Kontenplan, Belegliste, Prüfpfad |
Eine Aufstellung exportieren
- Öffnen Sie den Reiter Exporte und prüfen Sie das oben im Bildschirm angezeigte Geschäftsjahr mit seinem Status Vorläufig oder Endgültig.
- Wenn Sie nur einen Teil des Jahres benötigen, erfassen Sie die Daten Von und Bis im Block Zeitraum. Ohne Daten wird das gesamte Geschäftsjahr exportiert. Exporte, die den Zeitraum berücksichtigen, sind mit einem Kalender gekennzeichnet. Die Schaltfläche Gesamtes Geschäftsjahr löscht die Daten.
- Ergänzen Sie bei Bedarf die Parameter der jeweiligen Aufstellung (siehe die folgende Tabelle).
- Klicken Sie auf Vorschau, um das PDF im Betrachter anzuzeigen, oder auf Herunterladen und wählen Sie das Format.
| Parameter | Betroffene Aufstellungen |
|---|---|
| Von Konto, Bis Konto | Hauptbuch (optionaler Kontenbereich) |
| Journal | Journale, zur Beschränkung auf ein Journal |
| Geschäftspartner | Historie der Geschäftspartner |
| Erklärungsnummer | MwSt.-Erklärung |
| Jahr | Jährliche Liste der mehrwertsteuerpflichtigen Kunden |
| Zeitraum | Innergemeinschaftliche Aufstellung (Monat oder Quartal) |
| Stand zum | Saldenlisten der Geschäftspartner und Altersstrukturen |
| Schema, Datum der Generalversammlung | Jahresabschluss (BNB-Modell) |
In den Desktop-Anwendungen erspart die Option Immer in Downloads speichern bei jedem Export das Fenster zur Auswahl des Speicherorts. Deaktivieren Sie sie, um den Zielordner jedes Mal selbst zu wählen.
Was jedes Buch enthält
- Journal (Grundbuch): die Buchungen nach Journal und dann nach Belegnummer, mit ihren Zeilen (Konto, Buchungstext, Geschäftspartner, Soll, Haben), der Summe je Beleg mit Ausgleichskontrolle, den Summen je Periode und je Journal, anschließend das Sammeljournal (Summen je Journal und je Monat).
- Einkaufsjournal und Verkaufsjournal: ein Rechnungsbuch, also eine Zeile je Beleg mit Bemessungsgrundlage und MwSt. je Satz, dem Gesamtbetrag inkl. MwSt. und der MwSt.-Nummer des Geschäftspartners, gefolgt von den Buchungen im Einzelnen.
- Finanzjournale: für jedes Finanzkonto der Anfangssaldo, die Buchungen und der Endsaldo.
- Hauptbuch: je Konto der Saldovortrag, die Zeilen mit Ausgleich und laufendem Saldo, die Summen und der Saldo.
- Summen- und Saldenliste: Eröffnungssalden, Bewegungen der Periode und Endsalden, mit Zwischensummen je Klasse.
Die Bücher sind mit Übertrag der Summen paginiert: Die letzte Zeile einer Seite lautet „Übertrag“, die erste der folgenden „Vortrag“. Jedes Buch endet mit einem Abschnitt Kontrollen: fehlende Nummern je Journal, nicht ausgeglichene Buchungen, Daten außerhalb der Periode oder des Geschäftsjahres, stornierte Buchungen.
Die drei Formate
| Format | Merkmale |
|---|---|
| A4 im Hoch- oder Querformat je nach Aufstellung, wiederholte Tabellenköpfe, Kopfzeile mit der Identifizierung des Mandats und Fußzeile mit Erstellungsdatum, Verfasser, Seitenzählung, Status und Prüfsumme. | |
| Excel (.xlsx) | Ein Blatt je Abschnitt (je Journal bei den Büchern), Titelzeilen mit Mandat, Aufstellung, Zeitraum, Status und Prüfsumme, fixierte Kopfzeile, numerische Beträge mit zwei Dezimalstellen, negative Werte in Rot, Summen in Fettschrift. |
| CSV | UTF-8-Kodierung mit BOM, Semikolon als Trennzeichen, Dezimalkomma. Lässt sich direkt in der französischen Excel-Version öffnen. |
Sprache der Dokumente
Die Dokumente werden in der Sprache des Mandats erstellt. Ist keine festgelegt, gilt die Sprache des Benutzers. Vier Sprachen stehen zur Verfügung: Französisch, Niederländisch, Englisch und Deutsch.
Vorschau und Vertraulichkeit
Die PDF-Vorschau läuft über einen signierten Link, der 15 Minuten gültig ist und für den angemeldeten Benutzer ausgestellt wird. Starten Sie die Vorschau nach Ablauf dieser Frist erneut. Jeder erzeugte Export, auch eine bloße Vorschau, wird mit seiner Prüfsumme im Prüfpfad des Mandats festgehalten.
Die Exporte werden zum Zeitpunkt der Anforderung vom Server erzeugt: Sie erfordern eine Verbindung. Im Offline-Modus sind die Exportschaltflächen nicht verfügbar.
Wissenswerte Grenzen
- Die Exporte sind auf 30 Downloads pro Minute und Benutzer begrenzt. Warten Sie darüber hinaus einige Sekunden.
- Die standardisierte Prüfdatei (SAF-T) wird nicht erstellt. Die CSV-Dateien der vollständigen Akte ermöglichen eine Prüfung durch Datenextraktion.
- Die MwSt.-PDF sind Kontroll- und Archivdokumente. Die einzureichende Datei bleibt die Intervat-XML-Datei, die im Reiter MwSt. erzeugt wird.