Belegimport
PDF, Bilder, XML oder ZIP in einem Mandat ablegen, die automatische Analyse verfolgen und die Importstatus verstehen.
Der Belegimport macht aus einer Datei einen Buchungsbeleg, der nur noch freigegeben werden muss. Sie legen Rechnungen, Gutschriften, Kassenbons oder Archive ab; NovaFisko liest jeden Beleg, erkennt den Geschäftspartner, extrahiert die Positionen und schlägt ein Konto und einen MwSt.-Code vor. Ohne Ihre Freigabe wird nichts gebucht.
Dateien ablegen
- Öffnen Sie im Mandat den Reiter Belege.
- Ziehen Sie Ihre Dateien in den Bereich „PDF, Bilder und XML hier ablegen“ oder klicken Sie auf Importieren und dann auf Dateien auswählen.
- Ein Bereich „… Belege werden importiert“ öffnet sich und zeigt den Fortschritt jeder Datei.
- Am Ende meldet der Bereich „Import abgeschlossen“ mit der Anzahl der verarbeiteten Belege und der Fehler. Sie können ihn schließen: Die Belege bleiben im Filter Zu prüfen.
Formate und Grenzen
| Element | Regel |
|---|---|
| Zulässige Formate | PDF, JPG, PNG, HEIC, WEBP, GIF, XML (UBL Peppol BIS 3 oder CII), ZIP |
| Größe pro Datei | höchstens 25 MB |
| Dateien pro Upload | höchstens 20 |
| ZIP-Archiv | Wird beim Eingang entpackt; höchstens 50 Dateien pro Archiv werden verarbeitet |
| höchstens 100 Seiten; ein passwortgeschütztes PDF wird abgelehnt | |
| Gescanntes PDF | höchstens 20 MB für das automatische Lesen |
Eine Datei in einem nicht unterstützten Format wird schon beim Ablegen aussortiert, mit der Meldung „… Datei(en) ignoriert: Format nicht unterstützt.“
Wie ein Beleg analysiert wird
Der tatsächliche Dateityp wird anhand des Inhalts erkannt, nicht nur anhand der Dateiendung. Die Analyse richtet sich dann nach der Art der Datei.
| Datei | Verfahren |
|---|---|
| XML UBL oder CII | Direktes Lesen der elektronischen Rechnung: keine Interpretation, die Daten sind exakt. Das eingebettete PDF dient als Vorschau. |
| PDF mit Text | Lesen der Textebene, dann Extraktion durch künstliche Intelligenz. |
| Gescanntes PDF, Foto | Visuelles Lesen durch künstliche Intelligenz. |
| ZIP | Jede unterstützte Datei wird zu einem eigenen Import; das Archiv erhält den Status „Archiv entpackt“. |
Die Schritte werden live angezeigt: Datei wird hochgeladen, In der Warteschlange, Text wird gelesen, KI-Analyse, Positionen werden extrahiert, Geschäftspartner wird gesucht, Analyse abgeschlossen.
Nach der Extraktion gleicht NovaFisko den Beleg mit dem Mandat ab:
- Geschäftspartner. Suche nach der MwSt.-Nummer, dann nach dem Namen (hohe Ähnlichkeit, Rechtsformen werden ignoriert). Passt nichts, wird die Anlage eines Geschäftspartners mit den gelesenen Angaben vorgeschlagen, ergänzt durch das Unternehmensverzeichnis, sofern es verfügbar ist.
- Konto. Standardkonto des Geschäftspartners, sonst Zuordnung über Schlüsselwörter im Text der Position, sonst ein allgemeines Konto (Dienstleistungen bei einem Einkauf, Standard-Verkaufskonto bei einem Verkauf).
- MwSt.-Code. Standardcode des Geschäftspartners, wenn sein Satz passt, sonst nach Richtung, Satz und Land des Geschäftspartners: innergemeinschaftlicher Code für einen Geschäftspartner aus der Union mit 0 %, Einfuhr- oder Ausfuhrcode außerhalb der Union.
- Art. Ein Kassenbon, ein MwSt-Beleg eines Restaurants oder ein Parkticket wird als solcher gekennzeichnet, weil für ihn besondere Regeln zur Abzugsfähigkeit gelten.
Ist die Analyse durch künstliche Intelligenz in Ihrer Umgebung nicht eingerichtet, zeigt die Anwendung „KI-Analyse nicht konfiguriert: nur XML-Dateien werden analysiert.“ Elektronische Rechnungen lassen sich weiterhin importieren.
Die Status eines Imports
| Status | Bedeutung | Weiteres Vorgehen |
|---|---|---|
| Upload, Wartend, Analyse | Verarbeitung läuft. | Bitte warten; ein Import, der in der Warteschlange geblieben ist, wird jede Minute automatisch wieder aufgenommen. |
| Bereit | Analyse vollständig und stimmig. | Freizugeben. |
| Zu prüfen | Ein Punkt erfordert Ihre Aufmerksamkeit. | Öffnen Sie den Beleg mit Prüfen. |
| Duplikat | Die Datei oder der Beleg existiert bereits. | Löschen Sie den Import oder bestätigen Sie den Import trotzdem. |
| Fehler | Der Beleg konnte nicht gelesen werden. | Lesen Sie die Meldung, beheben Sie die Ursache und starten Sie die Analyse erneut. |
| Freigegeben | Der Beleg ist im Mandat angelegt. | Im Belegimport ist nichts mehr zu tun. |
Ein Import wechselt auf Zu prüfen, wenn der Geschäftspartner, das Datum, die Summen oder die Positionen nicht gefunden wurden, wenn die Positionen nicht zur Belegsumme passen (Abweichung über 2 %), wenn die Belegnummer fehlt oder wenn die Zuverlässigkeit der Analyse unter 60 % liegt.
Die Duplikaterkennung
Zwei Kontrollen verhindern doppelte Erfassungen:
- gleiche Datei: Eine völlig identische Datei, die bereits in das Mandat importiert wurde, wird sofort erkannt, ohne neue Analyse;
- gleicher Beleg: Ein Beleg mit derselben Nummer, derselben Richtung und demselben Geschäftspartner (oder derselben MwSt.-Nummer) existiert bereits im Mandat.
Importe, die im Status Fehler oder Duplikat geblieben sind, werden nach 30 Tagen automatisch samt Datei gelöscht. Ein freigegebener Import wird auf diese Weise nie gelöscht: Sein Beleg gehört zum Mandat.
Häufige Fehlermeldungen
| Meldung | Was zu tun ist |
|---|---|
| Dieses PDF ist passwortgeschützt | Entfernen Sie den Schutz und legen Sie die Datei erneut ab. |
| Dieses PDF hat … Seiten, zu viele für eine automatische Analyse | Teilen Sie die Datei auf. |
| Diese XML-Datei ist weder eine UBL-Rechnung oder -Gutschrift noch eine CII-Rechnung | Legen Sie das zugehörige PDF ab. |
| HEIC-Fotos können auf diesem Server nicht konvertiert werden | Legen Sie ein JPG oder PNG ab. |
| Dieses ZIP-Archiv enthält kein unterstütztes Dokument | Prüfen Sie den Inhalt des Archivs. |
| Die automatische Analyse ist fehlgeschlagen | Versuchen Sie es gleich noch einmal mit Erneut versuchen. |
Ziehen Sie bei einer elektronischen Rechnung immer die XML-Datei dem PDF vor: Beträge, Sätze und MwSt.-Nummer werden unverändert übernommen, ohne Risiko eines Lesefehlers.