Periodes en vergrendeling
De periodes van een boekjaar begrijpen, ze na controle vergrendelen en weten wat de vergrendeling werkelijk verhindert.
Elk boekjaar is opgedeeld in periodes. Een periode vergrendelen betekent vastleggen wat gecontroleerd is: zolang de vergrendeling actief is, kan er geen boeking meer worden toegevoegd, tegengeboekt of verwijderd. Deze pagina legt uit hoe de periodes worden aangemaakt, hoe u ze vergrendelt en wat de afsluiting van het boekjaar verandert.
Hoe een boekjaar is opgedeeld
Bij het aanmaken van een boekjaar genereert NovaFisko automatisch de periodes:
| Periode | Nummer | Inhoud |
|---|---|---|
| Opening | 0 | Gedateerd op de eerste dag van het boekjaar. Ze bevat de openingsbalans (overdracht van de balanssaldi). |
| Maandperiodes | 1 tot 12 | Eén periode per kalendermaand die door het boekjaar wordt gedekt (« Januari 2026 », « Februari 2026 »...). Een verlengd of verkort boekjaar heeft evenveel periodes als begonnen maanden. |
| Afsluiting | 99 | Gedateerd op de laatste dag van het boekjaar. Ze bevat de afsluitingsboeking van de resultatenrekeningen. |
Wanneer u een boeking registreert, wordt de periode afgeleid uit de datum. U hoeft bij het invoeren dus niets te kiezen.
De periodes zijn altijd maandelijks, ook voor een dossier met een btw-kwartaalregeling. De btw-aangifte groepeert gewoon drie periodes.
Een periode vergrendelen
- Open het dossier en daarna het tabblad Instellingen, sectie Boekjaar / Rekeningstelsel.
- Open in de lijst van de boekjaren het dialoogvenster Periodes en afsluiting van het betrokken boekjaar. Hetzelfde dialoogvenster is bereikbaar via de boekjaarkiezer van het dossier.
- Elke periode toont haar toestand: Open of Vergrendeld. Zet de schakelaar om van de periode die u wilt vastleggen.
- De wijziging gaat onmiddellijk in. De lijst van de boekjaren toont daarna het aantal vergrendelde periodes.
Het vergrendelen en ontgrendelen wordt geregistreerd in het auditlogboek van het dossier, met de gebruiker, de datum en de betrokken periode.
Wat de vergrendeling verhindert
Voor een vergrendelde periode weigert NovaFisko:
- het registreren van een nieuwe boeking (manuele invoer, factuur, diverse verrichting, boeking van een document of van een bankverrichting, afschrijving): de melding « Periode … is vergrendeld » verschijnt;
- het tegenboeken van een boeking die in deze periode is gedateerd;
- het terugdraaien, vanuit de geschiedenis, van een wijziging die een boeking van deze periode zou raken;
- het toepassen van een offline ingevoerde wijziging die deze periode betreft: ze wordt bij de synchronisatie geweigerd met de reden « vergrendeld ».
De vergrendeling verhindert niet het raadplegen, de exports of de afpunting van de posten van derden.
Vergrendel een periode zodra de btw-aangifte ervan gevalideerd is. Zo vermijdt u dat een laattijdig ingeboekte factuur roosters wijzigt die al zijn ingediend.
Een periode ontgrendelen
Zolang het boekjaar niet is afgesloten, kan een vergrendelde periode vanuit hetzelfde dialoogvenster opnieuw worden geopend. Als het boekjaar is afgesloten, wordt het ontgrendelen van een afzonderlijke periode geweigerd (« Boekjaar … is afgesloten »): u moet eerst het boekjaar heropenen.
Het boekjaar afsluiten en heropenen
Het dialoogvenster Periodes en afsluiting biedt ook twee acties op het volledige boekjaar:
- Boekjaar afsluiten: alle periodes worden in één keer vergrendeld en het boekjaar krijgt de status Afgesloten. Deze actie genereert geen enkele boeking.
- Boekjaar heropenen: de periodes worden ontgrendeld en het boekjaar wordt opnieuw Open. De handeling wordt gelogd in het auditlogboek.
Deze eenvoudige afsluiting moet worden onderscheiden van de eindejaarsafsluiting, die bovendien de afsluitingsboeking van de resultatenrekeningen en de openingsbalans van het volgende boekjaar boekt. Raadpleeg de betrokken pagina voordat u kiest.
Een afgesloten boekjaar heropenen maakt periodes opnieuw wijzigbaar waarvan de documenten mogelijk al aan de klant of aan de administratie zijn bezorgd. De exports die intussen zijn opgemaakt, droegen de vermelding « Definitief document »: maak ze na elke correctie opnieuw op.
Effect op de geëxporteerde documenten
De status van de exports hangt rechtstreeks af van de vergrendeling. Een staat wordt gemarkeerd als Voorlopig document zolang het boekjaar niet is afgesloten en de gedekte periodes niet allemaal vergrendeld zijn. In het andere geval wordt hij een Definitief document.