Veelgestelde vragen
De antwoorden op de meest voorkomende vragen over NovaFisko, per thema gerangschikt, van de eerste stappen tot de afsluiting, met ook Peppol, offline werken en veiligheid.
Deze pagina bundelt de vragen die het vaakst terugkomen. Elk antwoord is kort en verwijst naar de pagina die het onderwerp in detail behandelt. Vindt u uw antwoord niet, gebruik dan de zoekfunctie van de documentatie (toets /) of schrijf naar de support.
Eerste stappen
Voor wie is NovaFisko bedoeld?
Voor boekhoudkantoren die de boekhouding van hun klanten voeren, en voor zelfstandige boekhouders. De software is opgebouwd rond het kantoor: een team, dossiers, en voor elk dossier een volledige boekhouding. Zie de voorstelling.
Op welke toestellen kan ik het gebruiken?
NovaFisko werkt in een recente webbrowser, zonder installatie. Er bestaan desktopapplicaties voor macOS en Linux. Dezelfde schermen en dezelfde gegevens zijn overal beschikbaar.
In welke talen?
De interface is beschikbaar in het Frans, Nederlands, Engels en Duits. Elke gebruiker kiest zijn taal, en elk dossier heeft zijn eigen taal voor de geëxporteerde documenten. Zie Weergave en taal.
Welke landen worden ondersteund?
België is volledig gedekt: rekeningstelsel MAR, btw-codes en -roosters, Intervat, listings, jaarrekening volgens het NBB-model. Pakketten voor Frankrijk en Luxemburg leveren het rekeningstelsel, de boeken en de balansen; hun fiscale aangiften zijn nog niet gedekt. Het pakket Nederland volgt later.
Kan ik het proberen zonder een account aan te maken?
Ja. Een interactieve demo, vooraf ingevuld met vier fictieve dossiers, is toegankelijk op demo.novafisko.com. U kunt er vrij in boeken: de gegevens worden elke nacht teruggezet. Acties die een effect buiten de demo zouden hebben, zoals een Peppol-registratie, zijn er geblokkeerd.
Hoe maak ik mijn eerste dossier aan?
Maak vanuit de lijst van de dossiers een dossier aan door de naam of het ondernemingsnummer in te voeren: NovaFisko vult de fiche aan op basis van de officiële gegevens en maakt het rekeningstelsel, de dagboeken, de btw-codes en het eerste boekjaar aan. Zie Eerste dossier.
Tarieven en licentie
Hoe wordt de prijs berekend?
De prijs hangt af van het aantal actieve dossiers in de maand. De startformule betaalt u per dossier, zonder basisbedrag. De kantoorformule voegt een maandelijks basisbedrag en een degressieve prijs per dossier toe. De actuele prijzen en een simulator staan op de pagina Licentie en tarieven.
Is het aantal gebruikers beperkt?
U nodigt zoveel medewerkers uit als nodig en u kent aan ieder een rol en dossiers toe. Zie Rollen en team.
Waarvoor dient een activeringssleutel?
Een activeringssleutel koppelt een licentie aan uw kantoor, bijvoorbeeld in het kader van een pilootprogramma of een partnerschap. Zie Activeringssleutels.
Boeken en documenten
Kan ik een boeking wijzigen of verwijderen?
Nee, en dat is zo bedoeld. Een gevalideerde boeking wordt nooit gewijzigd of verwijderd, in overeenstemming met het beginsel van de onomkeerbaarheid van de boekingen. Om ze te corrigeren, boekt u ze tegen en voert u ze daarna opnieuw in. De oorspronkelijke boeking en haar tegenboeking blijven zichtbaar in de boeken. Zie Boekingen.
Bestaan er boekingen in ontwerp?
Nee. Een boeking is ofwel geregistreerd, ofwel afwezig. De geïmporteerde documenten wachten daarentegen op uw validatie voordat ze worden geboekt: in dat stadium corrigeert u de toewijzing vrij.
Welke bestanden aanvaardt de importer?
Pdf's, afbeeldingen (foto of scan), elektronische XML-facturen in de formaten UBL en CII, en ZIP-archieven die er bevatten. Een lot kan tot twintig bestanden tellen van elk maximaal 25 MB. Zie Importer.
Boekt de importer helemaal alleen?
Nee. Hij leest het document, herkent de derde, stelt een rekening en een btw-code voor en wacht dan op uw validatie. Documenten waarvan de lezing onzeker is, worden aangeduid als na te kijken. Zie Documenten valideren.
Hoe vermijd ik dat dezelfde factuur twee keer wordt ingevoerd?
De importer detecteert dubbels bij de import. Bij een handmatige invoer dienen de referentie van het stuk, het dagboek, de derde en de datum om een al geregistreerd stuk op te sporen. Het tabblad Kwaliteit signaleert ook de afwijkingen. Zie Controlepunten Kwaliteit.
Kan ik de boekingen die elke maand terugkomen automatiseren?
Ja, met de terugkerende boekingen: huur, leasing, abonnement. Ze worden elke nacht automatisch aangemaakt op hun vervaldag, of op verzoek. Zie Terugkerende boekingen.
Bank en derden
Hoe importeer ik mijn bankuittreksels?
In CODA-formaat, vanuit het tabblad Bank of via de connector voor bestandsimport. Voor een dossier dat aan Novadesko gekoppeld is, komen de uittreksels automatisch binnen. Rechtstreekse bankverbindingen (Codabox, Ponto) volgen later. Zie CODA-uittreksels.
Wat gebeurt er als een betaling enkele centen afwijkt?
Bij de lettering wordt een verschil dat kleiner dan of gelijk is aan het maximaal toegelaten verschil (standaard 1,00 €), automatisch als kost of als opbrengst geboekt. De drempel en de rekeningen stelt u in bij de dossierinstellingen.
Hoe weet ik of een klant facturen via Peppol kan ontvangen?
De fiche van elke derde toont zijn Peppol-status, gecontroleerd in de directory van het netwerk. Een controle in bulk is mogelijk voor alle derden van een dossier. Zie Peppol-status van derden.
Btw en afsluiting
Dient NovaFisko de btw-aangifte in mijn plaats in?
Nee. NovaFisko berekent de roosters, voert coherentiecontroles uit en maakt het XML-bestand in Intervat-formaat aan. U dient dat bestand zelf in op het Intervat-portaal en geeft daarna in NovaFisko aan dat de aangifte is ingediend. Zie Intervat-XML-bestand.
Kan ik de jaarrekening bij de NBB neerleggen vanuit NovaFisko?
Niet rechtstreeks. NovaFisko maakt de jaarrekening op volgens het verkorte model of het micromodel in PDF en Excel, als voorbereidend document. De officiële neerlegging gebeurt in de toepassing Filing van de NBB. De aanmaak van het XBRL-bestand volgt later. Zie Jaarrekening.
Wat is het verschil tussen een periode vergrendelen en het boekjaar afsluiten?
Een periode vergrendelen verhindert elke boeking in een maand. Het boekjaar afsluiten vergrendelt alle periodes. De eindejaarsafsluiting gaat verder: ze boekt de afsluitingsboeking van de resultatenrekeningen en de openingsbalans van het volgende boekjaar. Zie Periodes en vergrendeling en Eindejaarsafsluiting.
Ik heb te vroeg afgesloten. Kan ik terug?
Ja. Heropen het boekjaar via het dialoogvenster Periodes en afsluiting, boek de afsluitings- en openingsboekingen tegen als een eindejaarsafsluiting was gestart, corrigeer en sluit daarna opnieuw af. De bewerking wordt bijgehouden.
Worden de afschrijvingen automatisch geboekt?
Het afschrijvingsplan wordt automatisch berekend, maar de afschrijvingen worden pas op uw verzoek geboekt, per actief of voor alle activa van een periode. Zie Vaste activa en afschrijvingen.
Peppol en integraties
Mijn klant zit al op Peppol met zijn facturatiesoftware. Moet ik iets doen?
Nee. NovaFisko detecteert de bestaande registratie en toont ze. Er hoeft niets te worden verplaatst zolang zijn software zijn facturen goed ontvangt. Zie Dossier al elders geregistreerd.
Kan ik facturen via Peppol verzenden vanuit NovaFisko?
Nog niet. Vandaag registreert NovaFisko het dossier op het netwerk, beheert het de opties ervan en controleert het de partners in de directory. Het verzenden van facturen en de rechtstreekse aankomst van ontvangen facturen in het tabblad Documenten volgen later.
Wijzigt NovaFisko de gegevens van mijn klant in Novadesko?
Nee. De verbinding is alleen-lezen. De enige uitzondering betreft de documenten die u zelf met de importer aanmaakt: ze kunnen naar Novadesko worden verzonden, waar ze vergrendeld verschijnen. Zie Novadesko-integratie.
Kan andere software zich met NovaFisko verbinden?
Ja, via de publieke API: integratietokens met beperkte rechten, volledige referentiedocumentatie en webhooks om van gebeurtenissen op de hoogte te worden gebracht. Zie het overzicht van de API.
Offline, geschiedenis en veiligheid
Wat gebeurt er als mijn verbinding midden in de invoer wegvalt?
Als het dossier offline beschikbaar is gemaakt, werkt u gewoon verder. Uw wijzigingen worden op het toestel bewaard en verzonden zodra de verbinding terug is. Zie Offline werken.
Twee personen hebben dezelfde fiche gewijzigd. Wie wint?
Verschillende velden worden samengevoegd. Op hetzelfde veld wint de hoogste rol, daarna de recentste wijziging. De op de server gevalideerde boekhoudgegevens winnen altijd. Zie Conflicten en prioriteiten.
Ik heb per vergissing een derde verwijderd. Is hij verloren?
Nee. Hij zit in de prullenbak van het dossier en kan standaard 90 dagen lang worden hersteld. Zie Prullenbak.
Hoe weet ik wie een rekening of een derde heeft gewijzigd?
Open de geschiedenis van de fiche: elke wijziging staat er met de auteur, de datum en de waarden voor en na. Zie Wijzigingsgeschiedenis.
Waar worden mijn gegevens gehost?
NovaFisko kondigt een hosting in de Europese Unie aan. De precieze locatie, de back-ups en de bijbehorende verbintenissen staan in uw contractuele documenten. Zie Versleuteling en gegevensbescherming.
Hoelang worden de gegevens bewaard?
De boekingen, de geboekte stukken en de boeken worden nooit automatisch opgeruimd zolang het dossier bestaat. Maak en archiveer voor de wettelijke verplichting van zeven jaar het volledige dossier van elk boekjaar. Zie Bewaartermijn.
Is tweestapsverificatie beschikbaar?
Nog niet: ze volgt later. Gebruik in afwachting een lang en uniek wachtwoord en deel geen account.
Bereidt u een overstap naar andere software voor? Begin met de voorstelling en maak daarna een testdossier aan op basis van een echt ondernemingsnummer: in tien minuten hebt u een rekeningstelsel, dagboeken en een eerste boekjaar die klaar zijn om boekingen te ontvangen.